在正式写一封工作邮件之前,有3点需要注意。
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检查使用邮箱是否为企业邮箱(QQ邮箱等会给人不专业/不被重视的感觉)
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思考这封邮件是不是真的需要发(邮件比起直接沟通/线上工具,效率上会低一些)
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邮件有没有公司内部的标准模板&正规流程(如果有的话请按要求走邮件,不要自己添加包含主观意识的部分)
确认完这3点以后,可以打开界面开始编辑邮件。
Photo by Ivan Samkov from Pexels
01
收件、抄送和密送人
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收件人——需要在看了邮件之后采取行动。
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抄送人——需要知情。
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密送人——需要知情,但别人看不见他收到邮件。
一般情况下,涉及跨部门的邮件,需要共同完成任务的是收件人,同时,应该把邮件抄送给各自部门的leader,让对方保持知情。
这样做可以避免日后可能会出现的问题,一点经验之谈,并不绝对。
02
分清新建/回复/回复全部
正确使用“回复全部”功能,如果你的回复不是对所有人都有价值,只回复发件人就可以了。
03
邮件标题
有公司标准的标题模板,就按标准的格式命名。
没有的话,清晰的说明邮件主题,用关键词总结出主要信息。
举例:XX项目-XX数据
需要尽快回复/推进的邮件可以在标题打备注。
04
邮件正文
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问候
开头(Dear/XX您好),结尾(感谢/致歉)
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内容
有条理有分段,用序号突出每条信息是最好的,重点部分可以加粗/划线/标颜色。
不要有错别字、病句。
工作邮件不写论文/自己的感受(汇报除外),
说清工作需要/内容即可。
正文中一定要包含的部分是发邮件的目的(给出明确的行动指令)。
例如:回复邮件确认/资料转交/汇报/推进下一步/请知悉。
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附件
一定不要忘记添加附件。发送前请多次检查。
附件要修改名字,命名以便于保存为优。
举例:XX日期XX项目XX材料。
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电子签名
有能力的话最好制作个人的电子签名图片。