发邮件的格式范文（给对方公司发邮件模板流程）

在正式写一封工作邮件之前，有3点需要注意。

• 检查使用邮箱是否为企业邮箱（QQ邮箱等会给人不专业/不被重视的感觉）
• 思考这封邮件是不是真的需要发（邮件比起直接沟通/线上工具，效率上会低一些）
• 邮件有没有公司内部的标准模板&正规流程（如果有的话请按要求走邮件，不要自己添加包含主观意识的部分）

确认完这3点以后，可以打开界面开始编辑邮件。

Photo by Ivan Samkov from Pexels

01

收件、抄送和密送人

• 收件人——需要在看了邮件之后采取行动。
• 抄送人——需要知情。
• 密送人——需要知情，但别人看不见他收到邮件。

一般情况下，涉及跨部门的邮件，需要共同完成任务的是收件人，同时，应该把邮件抄送给各自部门的leader，让对方保持知情。

这样做可以避免日后可能会出现的问题，一点经验之谈，并不绝对。

02

分清新建/回复/回复全部

正确使用“回复全部”功能，如果你的回复不是对所有人都有价值，只回复发件人就可以了。

03

邮件标题

有公司标准的标题模板，就按标准的格式命名。

没有的话，清晰的说明邮件主题，用关键词总结出主要信息。

举例：XX项目-XX数据

需要尽快回复/推进的邮件可以在标题打备注。

04

邮件正文

• 问候

开头（Dear/XX您好），结尾（感谢/致歉）

• 内容

有条理有分段，用序号突出每条信息是最好的，重点部分可以加粗/划线/标颜色。

不要有错别字、病句。

工作邮件不写论文/自己的感受（汇报除外），

说清工作需要/内容即可。

正文中一定要包含的部分是发邮件的目的（给出明确的行动指令）。

例如：回复邮件确认/资料转交/汇报/推进下一步/请知悉。

Photo by Ivan Samkov from Pexels

• 附件

一定不要忘记添加附件。发送前请多次检查。

附件要修改名字，命名以便于保存为优。

举例：XX日期XX项目XX材料。

• 电子签名

有能力的话最好制作个人的电子签名图片。