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发邮件的格式范文(给对方公司发邮件模板流程)

在正式写一封工作邮件之前,有3点需要注意

  • 检查使用邮箱是否为企业邮箱(QQ邮箱等会给人不专业/不被重视的感觉)
  • 思考这封邮件是不是真的需要发(邮件比起直接沟通/线上工具,效率上会低一些)
  • 邮件有没有公司内部的标准模板&正规流程(如果有的话请按要求走邮件,不要自己添加包含主观意识的部分)

确认完这3点以后,可以打开界面开始编辑邮件

发邮件的格式范文(给对方公司发邮件模板流程) - 第1张

Photo by Ivan Samkov from Pexels


01

收件、抄送和密送人

  • 收件人——需要在看了邮件之后采取行动。
  • 抄送人——需要知情。
  • 密送人——需要知情,但别人看不见他收到邮件。

一般情况下,涉及跨部门的邮件,需要共同完成任务的是收件人,同时,应该把邮件抄送给各自部门的leader,让对方保持知情。

这样做可以避免日后可能会出现的问题,一点经验之谈,并不绝对。


02

分清新建/回复/回复全部

正确使用“回复全部”功能,如果你的回复不是对所有人都有价值,只回复发件人就可以了。


03

邮件标题

有公司标准的标题模板,就按标准的格式命名。

没有的话,清晰的说明邮件主题,用关键词总结出主要信息。

举例:XX项目-XX数据

需要尽快回复/推进的邮件可以在标题打备注。


04

邮件正文

  • 问候

开头(Dear/XX您好),结尾(感谢/致歉)

  • 内容

有条理有分段,用序号突出每条信息是最好的,重点部分可以加粗/划线/标颜色。

不要有错别字、病句。

工作邮件不写论文/自己的感受(汇报除外),

说清工作需要/内容即可。

正文中一定要包含的部分是发邮件的目的(给出明确的行动指令)。

例如:回复邮件确认/资料转交/汇报/推进下一步/请知悉。

发邮件的格式范文(给对方公司发邮件模板流程) - 第2张

Photo by Ivan Samkov from Pexels

  • 附件

一定不要忘记添加附件。发送前请多次检查。

附件要修改名字,命名以便于保存为优。

举例:XX日期XX项目XX材料。

  • 电子签名

有能力的话最好制作个人的电子签名图片。

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