开会注意事项有哪些?开会注意会场纪律

开会是工作中最常用的协同工具。一个老板可能每天都会出现在各种会议中。那么,对于你来说,你们的会议效率高吗?开完会议以后,你们要解决问题解决了吗?

开会没有想象的那么简单,会议不是你参加了,就算开会了。开会就是让你在会议中起到某个作用,你确实起到了这个作用,这才算你开会。

一个会议要想开的的好,必须做好以下两点:

第一,针对不同的会议要分别对待。

开会不是随便开的,有些会议你参加了听听就可以;有些会议你可以缺席,会后拿到会议纪要就可以;还有些会议你必须参与做决策。

不同的会议你需要分别对待。

比如,头脑风暴会,就是天马行空随便谈,他的目的就是出好点子,这种会议最好放在一个宽松的环境,不能太严肃。

比如,战略会,就需要一板一眼,按照流程,一步一个脚印地往前走,不能一会向东、一会向西,海阔天空和天马行空会导致战略会议失败。

比如,方案评估会,就是挑毛病而解决问题的会议,就是尽快的找到解决问题的方法。

比如,复盘会,就是发现过去做的事情好的和不好的地方,然后梳理出来,需要改正的就改掉,需要保留的,就要明确下来,以后变成工作流程、公司制度,把优点放大。

每一种会议都是有目的的、有套路的,你不能乱搞。

开会注意事项有哪些?开会注意会场纪律-1

 

第二,开会要有开会流程。

开会流程,最简单的是以时间为序列的,分为会议前、会议中、会议后三个阶段。每个阶段,都有需要注意的事情。

会议前,要通知到位。

所有参会人知道开什么会吗?我们开会的原则是:开会不是带着问题来开会,而是带着解决问题的方案来开会。

如果你都不知道开什么会?解决方案就无从谈起,特别是一些重大决策,需要收集非常多的信息。开会前,需要通知参会的所有人,把他们参会要做的事情是什么说清楚,甚至要求他们做好充分的准备,这样开会的效率才会高。

会议中,必须严格的按照会议流程去做。

比如,一个会议计划一个小时结束,但是,在会议中,老板太能说了,也没有人敢阻拦他,老板一口气说了两个小时。而且,说的内容和会议的主题无关。那么,这个会议肯定是失败的。开会,肯定是有主题的,围绕主题讨论问题是核心原则。如果有会议流程、有主持人,主持人发现有人偏离主题,就要叫停,把话题转移到主题上来。

比如,你们要去评审一个产品方案是否满足客户需求。那么,评审前,就需要把相关内容发给参会人员,你必须让参会人员了解客户是谁,客户的需求是什么,想要达到什么目的,你做的方案是什么。

然后,会议中,作为组织会议的人,把你的方案简单介绍一下,对于你的方案有不明白的人,提问解答。方案都明白了,就可以进行评审,发表各自对方案的看法,比如优缺点,或者提出更好的方案。在方案选择身上一般会出现多个方案,有些人支持A方案,有些人支持B方案。当方案一时无法确定,就需要挺会,大家根据自己支持的方案分组,下去后,各组准备自己方案的优点、缺点是什么,当然也可以写出对方的方案的优缺点。下次会议根据这个方案的优缺点进行评估,就可以确定到底选择什么方案了。这样,开会的效率也就提升了,不会进入无休止的争论当中。

会议后,一定要有总结。

开会结束,一定要有会议纪要,会议中达成了什么,还有什么问题。涉及的事情,由谁负责,都要在会议纪要里写清楚。

如果不这样做,会议结束后,大家各自忙自己的了,会议达成的共识没有人遵守,那么前面做的再好,也是白费。会议达成的共识、分配的任务,必须有后续跟进。

总之,开会,不是一件简单的事情。想要把会议开好,一定要根据会议类型设计合理的会议流程。而且在会议前、会议中、会议后需要持续跟进,直至你想要的结果拿到。

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